Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Rechtliche Grundlage

Gemäß § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG macht der Datenschutzbeauftragte die Angaben nach § 4e Satz 1 Nrn. 1-8 BDSG auf Antrag Jedermann in geeigneter Weise verfügbar. Sofern ein Datenschutzbeauftragter nicht bestellt ist, obliegt diese Verpflichtung der verantwortlichen Stelle.

Begriffsdefinition:

Verfahren ist ein Bündel von Verarbeitungen, die über eine vom Verantwortlichen definierte Zweckbestimmung verbunden sind (Begründung zu Art. 18 EG – Datenschutzrichtlinie).

Das Verfahrensverzeichnis ist die zu veröffentlichende Übersicht für Jedermann
(§ 4e Satz 1 Nrn. 1-8). Diese Bezeichnung wird z.B. auch im § 8 Abs. 1 des Brandenburgischen LDSG verwendet. Danach führt jede datenverarbeitende Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet, „ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren (Verfahrensverzeichnis)“.

Der Meldepflicht unterliegen nach §4d Abs. 1 BDSG die Verfahren automatisierter Verarbeitungen. Da ein Verfahren aus mehreren Verarbeitungen bzw. Verarbeitungsgruppen besteht, kann die gesetzlich nach § 4d Abs. 6 Satz 2 BDSG zu erstellende Übersicht zum Zweck der Vorabkontrolle mit den Angaben nach § 4e Satz 1 Nrn. 1-9 BDSG und den Angaben nach § 4g Abs. 2 BDSG über die zugriffsberechtigten Personen als Verarbeitungsübersicht bezeichnet werden. Die Verarbeitungsübersicht ist die Arbeitsgrundlage des Datenschutzbeauftragten.

Damit keine sensible Datenverarbeitung aus dem Raster der Vorabkontrolle herausfällt, ist zwangsläufig eine Übersicht aller geplanten personenbezogenen automatisierten Verarbeitungen nötig. Schon nach dem bisherigen § 37 Abs. 1 BDSG war der Beauftragte für den Datenschutz zum Zweck der Durchführung seiner Überwachungsaufgaben über (nicht nur sensible) Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten rechtzeitig zu unterrichten. Der neue § 4g Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 BDSG hat den gleichen Wortlaut.

Der Begriff „Automatisierte personenbezogene Verarbeitung“ ist nach § 3 Abs. 2 BDSG „die Erhebung, Verarbeitung, oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen“. Zur Verdeutlichung sei noch aus Art. 2b EG-Datenschutzrichtlinie zitiert. Danach bezeichnet der Ausdruck „Verarbeitung personenbezogener Daten“ („Verarbeitung“) jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten.

Um Ihnen eine erste Orientierung zu geben, stellen wir im Folgenden wesentliche Angaben verdichtet und zusammengefasst dar. Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, ob Daten zu Ihrer Person und in welchem Verfahren automatisierter Verarbeitung möglicherweise Ihre Daten gespeichert sind und um welche Daten es sich handelt. Ihr Recht auf Auskunft gemäß § 34 BDSG wird hierdurch nicht eingeschränkt.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt im § 4g vor, dass der Beauftragte für den Datenschutz jedermann in geeigneter Weise die Angaben entsprechend § 4e BDSG auf Antrag verfügbar zu machen hat. Diese und weitere Angaben sind bei der verantwortlichen Stelle in einer umfangreichen und detaillierten Übersicht erfasst. Um Ihnen eine erste Orientierung zu geben, stellen wir im Folgenden wesentliche Angaben verdichtet und zusammengefasst dar. Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, ob Daten zu Ihrer Person und in welchem Verfahren automatisierter Verarbeitung möglicherweise Ihre Daten gespeichert sind und um welche Daten es sich handelt. Ihr Recht auf Auskunft gemäß § 34 BDSG wird hierdurch nicht eingeschränkt.

1. Name der verantwortlichen Stelle

Hausverwaltung Brückner HVWB GmbH

2a. Vorstände / Geschäftsführung

Alexander Siebert
Jürgen Siebert

2b. Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung

Alexander Siebert / Jürgen Siebert

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Benno-Strauß-Str. 7a
90763 Fürth

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Abwicklung des hausverwalterischen Geschäftes
Nebenzwecke sind die Personal-, Lieferantenverwaltung

4.1 Kundendatenerfassung:

Verkaufsabwicklung, hausverwalterisches Tagesgeschäft, Rechnungsabwicklung, Vertragsbeziehungen

4.2 Lieferantendaten:

Bestellungen, Rechnungsabwicklung, Lieferantenbeziehungen

4.3 Personaldaten:

Personalverwaltung, Arbeitszeiterfassung

4.4 Logdaten:

Abwehr von Mißbrauch von Email/Internet-Nutzung; Security und generelle Netzwerksicherheit

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppe und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Kundendaten, Mitarbeiterdaten sowie Daten von Lieferanten, sofern diese zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke erforderlich sind. Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, in welchem Verfahren möglicherweise Ihre Daten gespeichert sind und um welche Daten es sich handelt.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Intern zuständige Sachbearbeiter (z.B. Buchhaltung, Sachbearbeitung, Rechnungswesen, Vertragsabteilung, Telekommunikation und EDV).

Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke. Dazu zählen Stellen wie Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Krankenkassen, Kreditinstitute (Gehaltsüberweisungen).

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 4. genannten Zwecke wegfallen.

8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung an Drittstaaten ist nicht geplant.